Bước 1: Trên giao diện Word các bạn chọn Insert -> SmartArt.
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Choose a SmartArt Graphic các bạn chọn Hierachy. Sau đó chọn kiểu sơ đồ là sơ đồ tổ chức trong danh sách sơ đồ trong Hierachy.
Trong cửa sổ này, bạn có thể lựa chọn các kiểu sơ đồ, gồm có các dạng:
- List: Thể hiện theo dạng liệt kê
- Process: Thể hiện theo quá trình, bước 1 đến bước n
- Cycle: Sơ đồ dạng vòng tròn
- Hierachy: Sơ đồ phân nhánh, từ trên xuống dưới, thích hợp cho việc tạo các sơ đồ tổ chức
- Relationship: Sơ đồ quan hệ
- Matrix: Sơ đồ dạng ma trận
- Pyramid: Sơ đồ dạng kim tự tháp
- Picture
Bước 3: Sơ đồ các bạn chọn được hiển thị trên giao diện soạn thảo Word, các bạn chỉ cần nhập nội dung vào các ô text trong sơ đồ.
Nếu các bạn muốn thêm các hộp trong sơ đồ tổ chức để thêm nội dung vào sơ đồ, các bạn chọn hộp gần với vị trí các bạn muốn thêm hộp nhất. Chọn thẻ Design trong Smartart Tools -> chọn mũi tên bên cạnh Add Shape -> chọn vị trí chèn hộp so với hộp đang chọn.
Có 4 vị trí các bạn có thể lựa chọn:
- Add Shape After: chèn hộp cùng mức ở phía sau.
- Add Shape Before: chèn hộp cùng mức ở phía trước.
- Add Shape Above: chèn hộp ở trên một mức với hộp đang chọn.
- Add Shape Below: chèn hộp ở dưới một mức với hộp đang chọn.
Sau khi đã thêm các hộp và chèn các nội dung đầy đủ cho sơ đồ tổ chức, ví dụ ta được sơ đồ như sau:
Bước 4: Tiếp theo các bạn cần chỉnh sửa để sơ đồ tổ chức của bạn hoàn thiện hơn.
- Để thay đổi màu sắc cho sơ đồ tổ chức các bạn chọn Design -> Change Colors -> chọn màu các bạn muốn.
- Các bạn có thể thay đổi kiểu cho sơ đồ trong phần SmartArt Styles của Design, chọn sơ đồ 2D hoặc 3D tùy ý.
- Để thay đổi kiểu chữ, màu chữ, hiệu ứng chữ các bạn chọn thẻ Format và thay đổi trong phần WordArt Styles, Text Fill, Text Effects.
